ShareTech 郵件歸檔系統

郵件中常包含企業員工的工作記錄、個人經驗知識，以及與客戶間往來的重要聯繫資訊。對企業來說，這些都是重要資產，因此必須妥善保存，並做好異地或多地備份，以防郵件損毀或郵件系統當機，造成營運損失。

不論是使用 Notes、Outlook、Outlook Express、Hotmail、Yahoo 或 Gmail 進行郵件收發，都應建立完善的郵件歸檔機制。對使用者而言，理想的系統應提供單一 UI 介面，方便查詢與管理；即使不小心刪除郵件，也能自行從系統中取回。對管理者而言，則需兼顧易管理、權限控管與郵件稽核等需求，才能滿足企業郵件歸檔的完整要求。

一、如何妥善規劃，確保企業最大效益

在導入郵件歸檔設備前，建議先評估以下幾項重點：

• 企業每天的郵件進出量約有多少封？
• 每天信件總容量約有多少（KB / GB）？
• 信件需要保存多久？
• 是否有異地備份需求？
• 使用者對搜尋速度的要求為何？

由於歸檔設備的硬碟空間有限，且成本相對較高，再加上郵件資料本身具有機密性與安全性，因此除了保留在原始主機外，也建議搭配近線與離線保存機制。

近線保存：建議保存 2 年內的信件。由於查詢頻率較高，適合用近線方式備份保存，以利使用者快速搜尋。

離線保存：建議保存 3～7 年的信件。一方面可因應法規需求，另一方面因長期資料使用頻率較低，可透過 FTP 或 SAMBA 備份至外部 NAS。

二、郵件歸檔軟體特點

• 保存公司重要的郵件資產：提供企業長期、可靠且安全的電子郵件儲存機制，所有存檔郵件皆可加密保存，方便維護與備份。
• 遵守電子郵件合規法規：許多地區法規要求企業保存電子郵件長達 7 年，郵件歸檔系統可作為日後稽核與舉證依據。
• 身分識別管理認證：僅允許通過身分驗證的使用者登入，並依角色區分管理者、查詢者與一般使用者的不同權限。
• 提高使用者生產力：提供 Web 管理介面，讓使用者快速搜尋與調閱郵件；具備權限的管理者甚至可搜尋整個企業的郵件資料。
• 監督和審核員工溝通：透過郵件稽核功能，協助部門主管掌握員工與客戶的溝通紀錄。
• 強大搜尋功能：可高速搜尋大量歸檔郵件與附件，協助快速找到需要的資料。
• 低成本解決方案：價格具競爭力，且不需額外採購第三方軟體。
• 性能：郵件歸檔效能與硬體規格密切相關，規劃時需考量 CPU、核心數、記憶體、硬碟讀取速度、網路速度與歸檔設定等因素。

三、環境運用與使用模式

• 代收模式： 無法啟用病毒掃描、垃圾郵件過濾與郵件稽核功能。管理者需透過既有郵件伺服器，將需歸檔的郵件轉寄到指定信箱，再由 Mail Archive 進行歸檔、查詢與分析。
• 透通模式： 需搭配 SMTP Port 25 使用，郵件在收發前可先執行病毒掃描、垃圾郵件過濾與郵件稽核。
• 閘道模式： DNS Server 需指向對應 IP 或主機名稱，用戶端收信伺服器指定到 MS，寄信伺服器指定到 MA。透過 SMTP，可對外對內、內對外與內對內郵件進行完整稽核。

四、郵件歸檔軟體功能

• 智慧型管理功能：可監控企業郵件收發狀況，防止惡意郵件、勒索軟體等攻擊，並提供簡易 on/off 管理。
• 同時支援多網域、多郵件主機：支援多網域名稱與多台郵件主機環境，可依設定自動將信件與附件移轉到儲存設備中。
• 支援 IPv4 / IPv6 位址：可讓 IPv4 與 IPv6 同時並行，並內建 IPv4/v6 雙頻 DNS 伺服器。
• 郵件閘道防護 Mail Gateway：提供高效能垃圾郵件過濾功能，可安全部署於郵件伺服器前端，有效阻擋垃圾郵件、病毒、惡意郵件、跳板、釣魚郵件與間諜程式等威脅。
• 雙防毒引擎病毒過濾防護：內建 ClamAV 與卡巴防毒引擎，可精準過濾郵件中的潛藏病毒，並提供完整報表、紀錄與異常警示功能。
• 完整垃圾郵件過濾機制：包含 IP 位址信用評等、貝氏過濾、自動學習、垃圾信特徵過濾、內文連結過濾、系統黑白名單與個人黑白名單等多層機制。
• 郵件稽核過濾與多種個資條件設定：可依企業郵件政策調整寄內、寄外條件，並針對身分證字號、出生日期、電話號碼、信用卡號等個資進行過濾與管制。
• 郵件歸檔、調閱與審查：可即時保存外到內、內到外與內對內郵件，並提供關鍵字搜尋，方便使用者快速調閱與取回郵件。
• 歸檔資料備份至 NAS 及 FTP：支援 NAS、共享資料夾與 FTP 等儲存伺服器，當個人電腦或郵件主機故障時，郵件仍可安全保存並供管理者調閱。
• 整合多種身分驗證伺服器：支援 Radius、AD、POP3、IMAP、LDAP 與 Google OAuth 等驗證機制。
• 獨創郵件履歷功能：可透過圖表掌握每封信件的收發時間、傳遞關係、參與使用者與內容變化。
• 郵件使用排行統計分析：提供即時與歷史圖形化統計報表、TOP N 排行、事件警訊與日誌管理功能。
• 系統管理與使用狀態：可查看網路介面使用狀態、軟硬體效能、Event Log 與 Sys Log，異常時可主動記錄並發送通知給管理者。
• 彈性分權管理機制：可依部門權責分配管理介面權限，包含系統管理、SMTP 設定、透通模式、網域管理、認證與權限管理等。
• 事件日誌檢視器：提供設備內資訊、警告與錯誤事件的完整時間紀錄，並支援 Web 查詢。
• 提供郵件備份及報表功能：可自訂日期查看一般郵件、垃圾郵件與病毒信件統計資料，並以圖表方式呈現。
• Web UI 管理 / 系統設定：可透過 Web 方式更新韌體與設定系統，支援繁體中文、簡體中文與英文介面，並可開啟或關閉 ping / http / https 遠端管理服務。

五、建構郵件稽核系統環境需求

郵件稽核系統伺服器端電腦需求（建議）

• mail.iso 必須安裝在 64 位元虛擬機上。
• 虛擬機記憶體至少 4GB 以上，越大越好。
• 硬碟容量：使用者人數 × Quota（每位使用者信箱容量，單位 MB）÷ 2（預估值）。
• CPU 至少 i3 以上。
• 可使用 ADSL 專線。

使用者端電腦需求

• 瀏覽器建議使用 IE 7.0 以上版本，亦支援 Firefox 與 Google Chrome。