以硬體式打造穩定且高效郵件環境

在2003年之前，科工館是自行架設以Sendmail為收發程式的郵件伺服器，雖然有不錯的收發信件功能，但是需要專人維護並管理相較於人力資源較精實的資訊部門來說，很難額外抽調出專屬人力以維護郵件系統，因此在當初使用時很容易發生處理緩慢或無法解決的狀況。

 

在考量到未來可用性與效能問題後，張簡智挺決定選擇硬體式的郵件伺服器。因為硬體式的授權比較不會受到限制，人數變動時也比較有彈性，對於科工館這類中小規模的單位來說，是相當適合使用的。另外使用硬體式設備也可以降低資訊人員管理時的工作負擔，系統穩定性高同時也有原廠技術人員協助，因此就算發生問題也能夠在最短時間內解決。

 

功能強化讓應用更全面

除了基本的郵件收發功能之外，郵件方面的應用也越來越多樣化，電子報就是其中一項例子。張簡智挺表示，如果自行開發維護郵件系統的話，當需要開啟電子報機制時，不但需要撰寫較多腳本與程式，同時還必須擔負郵件黑名單檢測的風險。如果透過郵件伺服器廠商負責，不但可以減少程式開發的時間，同時也能確保程式相容性與可用性。

 

而相對於電子報系統，就應當談到垃圾與病毒信件過濾了。在導入時，張簡智挺便決定要開啟垃圾郵件過濾機制，在經過長時間的學習與記憶之後，現在所採用的眾至郵件伺服器已經可以達到9成左右的過濾效果，並且降低了錯誤攔阻的機率，讓郵件更安全更順暢。

 

「垃圾與病毒郵件過濾是目前相當重要的郵件功能，」張簡智挺表示，「但是要能達到一定成效不是一朝一夕即可，需要相當長時間的學習與調整。這也是為什麼我們長期都使用同一品牌郵件伺服器的原因。」

 

以簡馭繁，創造更大價值

目前科工館共有140名員工，但卻有超過200個以上的郵件帳號。張簡智挺解釋那都是因為專案需要所建立的。每有一次展覽或是活動，通常就必須要開設一個專案聯絡用的電子郵件信箱，並轉發到專案小組或相關成員處，因此往往一個人都會擁有多個郵件信箱。

 

「不單只是專案用信箱，有時候連前一任或職務代理人的信都要保存，」張簡智挺笑著說，「因此我們對於郵件伺服器的要求，不但從早期的穩定與快速，到現在還需要有一定的郵件備份機制，這樣才能保護郵件不會漏失。」

 

對於同樣資訊人員較為精簡的單位，張簡智挺提供了自己的看法。他認為雖然科工館是一兩百人的單位，但業務執行重點是如何在經費與需求上取得平

衡，要能夠在不花費額外人力去維護及設定的角度上，讓郵件的整體配套措施能夠達到更全面且完整的功效。

 

由於雲端架構的興起，目前科工館的態度是傾向先讓使用者以慣用的Outlook或其他用戶端程式收發郵件，但也逐步開始推廣Webmail的機制，讓存取郵件更為便利且快速。

 

如果站在一個中小企業的角度來說，資訊能力比較不足以負擔一台郵件伺服器的話，其實建議採用由廠商提供的硬體式郵件伺服器，可以降低企業營運管理難度與負擔，且系統穩定性提高相當多。

 

在科工館的使用經驗中，郵件系統所發生的問題幾乎都出在存放郵件的資料硬碟上，但只要搭配備份與還原機制，幾乎都可以百分百還原到毀損前的狀態。

 

「就管理的角度來說，採用硬體式郵件伺服器是很能夠協助中小企業達到最佳平衡點的方式。」張簡智挺認為，「在不需要大量的郵件帳戶、頻寬及人力之下，不需要特別的管理，且讓資訊人員能夠從使用者的角度出發，讓管理更便利且簡單。」